CRITERIO PARA EL REGISTRO Y LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
Las unidades de correspondencia, deberán adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con un aplicativo, equipos mobiliarios y de mas elementos, como también elaboraran las planillas, formatos y controles, que permitan certificar la
recepción y envió de los documentos por parte de los
funcionarios competentes.
A. El
registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en su sistema manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre
de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s)
Dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario
responsable del tramite, Anexos y tiempos de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
B. La
radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual,
las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el
propósito de oficializar su tramite y cumplir por los términos de vencimiento
que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento:
Para
el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los
siguientes criterios:
1. Las
unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que
conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la
entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario.
2. Las
comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección
antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para
determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro
radicación, igualmente se tendrá especial
cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene
anexos y se encuentra en buen estado de conservación.
3. Las
comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no
deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensaje como
confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá
establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la
correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran
y radicaran.
4. Las
publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como
plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto, las entidades podrán
diseñar los controles necesarios.
5. El
registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de
reparto y distribución. sin embargo se debe atender el carácter de prioridad y
urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de
inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y
distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que
identifiquen claramente la comunicación: numero de radicación, nombre del
remitente, asunto, fecha, y horario de recibido, dependencia a la cual se
direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe.
6. Para
el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se
deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para
producción documental, la imagen corporativa, además, las formas de
distribución como tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros
