PROCEDIMIENTOS DE ENVIAR Y RECIBIR UNA COMUNICACION

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

PASO A PASO PARA RECIBIR UNA CARTA

1.    Recepción

2.    Identifico si es sobre sospechoso.

3.    Verificar datos “sobre”.

4.    Abrir el sobre

5.    Leer- verificar datos carta (contenido, anexos y copias).

6.    Radicar el documento (zona 3) debe llevar numero consecutivo, fecha, hora, anexos, folio, recibido )

7.    Registrar en la planilla de comunicaciones recibidas.

8.    Distribuir

CORRESPONDENCIA ENVIADA

PASO A PASO PARA ENVIAR UNA CARTA

1.    Recoger maleta de correspondencia si hay mensajero interno y/o funcionario hace entrega de las comunicaciones enviadas

2.    Recepción

3.    Verificar la elaboración y contenido del documento.

ü  Que tenga buena presentación.

ü  Cero errores.

ü  Ortografía.

ü  El modelo asignado de la carta

ü  Tamaño y tipo de letra.

ü  Firma

ü  Anexos un original y dos copias.

4.    Asignar el número de radicación consecutivo.

5.    Colocar fecha.

6.    Colocar los datos del punto 4 y 5 (opcional).

7.    Registro en la planilla de comunicaciones enviadas.

8.    Deshojar la carta

9.    Embalaje.

10.  Distribuir (mensajero interno o empresa correo).