FUNCIONES
1. Adoptar proyectos y
programas para administrar adecuadamente las condiciones oficiales, el servicio
de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión,
funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios
establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General
de la Nación de Colombia.
2. Recibir, radicar, registrar, conservar,
distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
3. Guardar estricta reserva
sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de
su competencia.
4. Proponer métodos,
procedimientos y propender por la incorporación y usos de nuevas tecnologías,
que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de
correspondencia.
5. Prestar asesoría en materia
de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo
requieran.
6. Informar con oportunidad a
las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar
respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.
7. Radicar y tramitar las
comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
8. Atender con prioridad los
menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de
correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.
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