jueves, 19 de abril de 2012
miércoles, 18 de abril de 2012
CULTURA ORGANIZACIONAL
Ser una de las mejores empresas cuya finalidad es satisfaser el gusto de las personas, las necesidades de cada producto, nuevas tendencia que se imponen
comercialmente para que el consumidor este satisfecho tanto en la calidad como en
los precios.
VISIÓN
Ser una empresa líder a nivel local, departamental y nacional e internacional comercializando ropa deportiva para todos los gustos, teniendo productos de alta calidad y en diferentes diseños ofreciendo, con un buen servicio y con precios económicos al consumidor al lado de la calidad y extendiendo artículos deportivos en general.
OBJETIVOS EMPRESARIALES
Objetivo
Afianzarnos como una empresa dedicada a la confección textil, con el fin de ofrecer un excelente producto con un récord Profesional y Administrativo. Contamos con una un personal capaz de la elaboracion de todos los articulos requeridos , con el fin de administrar nuestros propios recursos y activos, como una entidad de carácter organizado.
VALORES
Para MULTISPORT S.A. es de vital importancia contar con un personal con unos valores
tales como:
Cumplimiento del deber.
Honestidad.
Amor al trabajo.
Solidaridad.
Entrega permanente al servicio.
Rentabilidad.
MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
MISIÓN
El
compromiso de las unidades de correspondencia se fundamentan en atender con
diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de
información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con
arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y
propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los
ciudadanos.
VISION
Ser
una unidad de apoyo con gran confiabilidad y calificada en el manejo de toda la
documentación entrante y saliente de la empresa, con la mas alta segura entrega
de todo lo que en ella recibe con modernos registros y un archivo organizado
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
FUNCIONES
1. Adoptar proyectos y
programas para administrar adecuadamente las condiciones oficiales, el servicio
de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión,
funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios
establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General
de la Nación de Colombia.
2. Recibir, radicar, registrar, conservar,
distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
3. Guardar estricta reserva
sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de
su competencia.
4. Proponer métodos,
procedimientos y propender por la incorporación y usos de nuevas tecnologías,
que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de
correspondencia.
5. Prestar asesoría en materia
de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo
requieran.
6. Informar con oportunidad a
las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar
respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.
7. Radicar y tramitar las
comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
8. Atender con prioridad los
menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de
correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.
HORARIO DE ATENCION
HORARIOS DE ATENCION AL PÚBLICO
DE
LUNES A VIERNES
8:00
A 11:00 HORAS
2:00
A 6:00 HORAS
SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
SERVICIOS QUE PRESTA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
- Atención al usuario
- Radicación y distribución de comunicaciones (enviadas y producidas).
- Organización y archivo de documento.
- Prestación de servicio de información y consulta.
- Préstamo de documentos.
- consulta de documentos
CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y RADICACION DE COMUNICACIONES
CRITERIO PARA EL REGISTRO Y LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
Las unidades de correspondencia, deberán adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con un aplicativo, equipos mobiliarios y de mas elementos, como también elaboraran las planillas, formatos y controles, que permitan certificar la
recepción y envió de los documentos por parte de los
funcionarios competentes.
A. El
registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en su sistema manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre
de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s)
Dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario
responsable del tramite, Anexos y tiempos de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
B. La
radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual,
las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el
propósito de oficializar su tramite y cumplir por los términos de vencimiento
que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento:
Para
el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los
siguientes criterios:
1. Las
unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que
conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la
entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario.
2. Las
comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección
antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para
determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro
radicación, igualmente se tendrá especial
cuidado de confrontar si la información que se recibe, esta completa, tiene
anexos y se encuentra en buen estado de conservación.
3. Las
comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia, no
deberán abrirse y estarán plenamente identificadas con mensaje como
confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada entidad podrá
establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de la
correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran
y radicaran.
4. Las
publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como
plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto, las entidades podrán
diseñar los controles necesarios.
5. El
registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de
reparto y distribución. sin embargo se debe atender el carácter de prioridad y
urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de
inmediato. posterior al registro y radicación, se realizara el reparto y
distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que
identifiquen claramente la comunicación: numero de radicación, nombre del
remitente, asunto, fecha, y horario de recibido, dependencia a la cual se
direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe.
6. Para
el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se
deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para
producción documental, la imagen corporativa, además, las formas de
distribución como tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros
PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE COMUNICACIONES
PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE DORRESPONDENCIA
En tiempos en que se diversifican las
modalidades del terrorismo, es necesario conocer que las unidades de
correspondencias son unos de los medios elegidos por individuos que quieren
causar daños a distancias a otras personas. Por
tanto, es importante que los
funcionarios que elaboran en esta área,
conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no
pongan en riesgo la integridad personal.
Identifique
sobres o paquetes sospechosos
Estos son:
·
Sobres
o paquetes cuyo peso es excesivos
·
Sobres
o paquetes sin remitente
·
Paquetes
sucios, manchados o con olores extraños
·
Exceso
de avisos o de sellos postales
·
Palabras
restrictivas
·
Paquetes
amarrados con cables o presencias de cables
En caso de encontrarse estos o otros
indicios que advierta la posibilidad de que exista artefactos explosivos o
sustancias extrañas, se debe tomar la precaución necesaria como por ejemplo:
aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y
llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competente
PROCEDIMIENTOS DE ENVIAR Y RECIBIR UNA COMUNICACION
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
PASO A PASO
PARA RECIBIR UNA CARTA
1. Recepción
2. Identifico si es sobre
sospechoso.
3. Verificar datos “sobre”.
4. Abrir el sobre
5. Leer- verificar datos carta
(contenido, anexos y copias).
6. Radicar el documento (zona
3) debe llevar numero consecutivo, fecha, hora, anexos, folio, recibido )
7. Registrar en la planilla de
comunicaciones recibidas.
8. Distribuir
CORRESPONDENCIA
ENVIADA
PASO A PASO
PARA ENVIAR UNA CARTA
1. Recoger maleta de
correspondencia si hay mensajero interno y/o funcionario hace entrega de las
comunicaciones enviadas
2. Recepción
3. Verificar la elaboración y
contenido del documento.
ü Que tenga buena
presentación.
ü Cero errores.
ü Ortografía.
ü El modelo asignado de la
carta
ü Tamaño y tipo de letra.
ü Firma
ü Anexos un original y dos
copias.
4. Asignar el número de radicación
consecutivo.
5. Colocar fecha.
6. Colocar los datos del punto
4 y 5 (opcional).
7. Registro en la planilla de
comunicaciones enviadas.
8. Deshojar la carta
9. Embalaje.
10. Distribuir (mensajero
interno o empresa correo).
martes, 17 de abril de 2012
GLOSARIO
GLOSARIO
APLICATIVO: Aunque se suele utilizar indistintamente
como sinónimo genérico de “programa” es necesario subrayar que se trata de un
tipo de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta
dentro de una entidad o empresa.
ARCHIVO
ELECTRONICO:
es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión.
COMUNICACIONES
OFICIALES: son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una entidad, independientemente del medio utilizado.
CORRESPONDENCIA:
son todas
las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.
DOCUMENTO
ELECTRONICO DE ARCHIVO: es
el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicadas por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital ; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO
ORIGINAL:
es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PUBLICO: es el producido o tramitado
por el funcionario público en ejercicio de su cargo o intervención o con su
intervención.
RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES: el es procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimientos que establezcan la ley. Estos términos, se empiezas a
contar a partir del día siguiente de radicado del documento.
REGISTRO DE
COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia
todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y /o entidad remitente o destinataria, nombre o código de
la ( s) Dependencia (s) competente (s) Numero
de radicación, Nombre del funcionario responsable del tramite anexos y tiempos
de repuesta (si lo amerita) , entre otros.
SERIE
DOCUMENTAL: conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
TABLA DE
RETENCION DOCUMENTAL: listados
de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia
en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o
especificas de acuerdo con la cobertura de las mismas. La generales se refieren
a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las
específicas hacen referencias a documentos características de cada organismo.
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